La llegada de la nueva Ley de Antifraude está generado muchísimas dudas en las clínicas, y lo comprobamos de primera mano en nuestro Webinar del pasado 21 de octubre.
En esa sesión pudimos responder a algunas de las consultas que nos hicisteis en directo. Es por eso que aquí tenéis la grabación del webinar, ideal tanto si asististe y quieres refrescar lo que vimos, como si no pudiste conectarte y quieres ponerte al día:
Durante el Webinar recopilamos todas las preguntas que nos hicisteis y las hemos respondido y enumerado a continuación:
Preguntas y respuestas
1. ¿Se pueden tener empresas agrupadas con un mismo NIF, pero cada una con su numeración contable en tres libros?
Sí, es posible. Puedes tener un único obligado tributario (un NIF) que agrupe varias líneas de facturación. Cada una de estas líneas de facturación dispondrá de su propia serie y numeración de facturación independiente.
2. En “representante”, ¿Se puede poner la misma dirección de la empresa o la dirección fiscal del representante?
Se deben utilizar los datos fiscales del representante en el campo correspondiente. Los datos de la empresa (dirección, NIF, etc.) deben ir en el bloque de información de la empresa.
3. A mí en «Configuración» aún no me sale Verifactu.
Esta opción solo es visible para el usuario con perfil de «Propietario» de la cuenta de Wakyma. Si estás accediendo con dicho perfil y sigues sin verlo, por favor, contacta con nuestro equipo de soporte para que puedan ayudarte a configurarlo.
4. ¿Cómo quito el guion (-) del CIF para que coincida con el certificado digital?
Puedes modificar esta información dirigiéndote al apartado de Configuración > Datos Generales. Desde allí podrás editar los datos de tus líneas de facturación para que coincidan exactamente con tu certificado.
5. Si hacemos una venta a coste cero, porque en la visita solo ha venido a recoger unos resultados ya pagados, ¿En qué nos repercute que lo manden a Verifactu?
Cualquier venta registrada en el sistema, independientemente de su importe (incluido 0€), generará una factura. Por lo tanto, esa factura a coste cero se creará y se enviará a Veri*factu de acuerdo con la normativa.
6. ¿Y si es una financiación y luego la rechazan?
En cuanto la venta se haga efectiva en Wakyma, se generará la factura y se enviará a Verifactu. Si la financiación es rechazada posteriormente, deberás emitir una factura rectificativa, la cual también será comunicada a Verifactu.
7. ¿Conforme yo minute ya pasa a Hacienda directamente?
Correcto. En el momento en que una venta se registra como «efectiva» (finalizada), se envía a Hacienda (Veri*factu) de forma automática, independientemente de si se ha cobrado o no. Las ventas que permanecen en estado «borrador» no se envían.
8. En caso de un cliente al que se le hagan ventas a lo largo del mes y sólo una factura recapitulativa a fin de mes, ¿se queda como venta borrador hasta fin de mes?
Con la nueva normativa, el concepto de factura recapitulativa desaparece, ya que cada venta debe enviarse a Verifactu en el momento en que se realiza. Como alternativa, puedes mantener una «venta borrador» para ese cliente e ir añadiendo servicios durante el mes. Al finalizar el mes, la conviertes en venta efectiva, momento en el cual se generará la factura única y se enviará a Verifactu.
9. Los datos de configuración son los datos de dirección fiscal entiendo, no de dirección donde esta la clínica ¿Verdad?
Correcto. Para cualquier trámite legal y para la configuración de Veri*factu, debes utilizar siempre los datos fiscales (la dirección fiscal de la empresa o, en caso de ser autónomo, tu dirección fiscal registrada).
10. ¿Qué pasa si hacemos una devolución?
En caso de devolución, el procedimiento es emitir una factura rectificativa de la venta original. Si es una devolución parcial, deberás rectificar la venta completa y, a continuación, duplicar la venta original (con la nueva función «Duplicar como borrador») para crear una nueva factura solo con los productos que el cliente sí se queda.
11. Si tienes la parte de «Clínica» y parte de «Tienda». ¿Cómo se diferencian las dos empresas? La parte de tienda no es necesario factura completa sino simplificada.
La diferenciación depende de cómo estén configuradas en Wakyma (en Configuración > Datos generales):
- Mismo NIF: Si ambas (Clínica y Tienda) operan bajo el mismo NIF, al configurar Veri*factu se registrarán como una única empresa, pero con dos líneas de facturación diferenciadas.
- Distinto NIF: Si cada una tiene un NIF diferente, al configurar Veri*factu se tratarán como dos empresas independientes.
Respecto a la obligatoriedad de emitir factura completa o simplificada para la tienda, te recomendamos consultarlo directamente con tu asesoría fiscal para asegurar el cumplimiento normativo.
12. Si marcas una visita como atendida pero para cobrar más adelante, ¿sigue existiendo esa opción? Y ¿se queda entonces como factura borrador?
Sí, la opción «Cobrar más adelante» sigue existiendo. Pulsar «Marcar como atendida» solo cambia el estado de la cita, pero la venta asociada sigue siendo un «borrador» y no se envía. La factura se genera y se envía a Verifactu únicamente cuando finalizas la visita, ya sea cobrándola en el momento o pulsando «Cobrar más adelante». En este último caso, la factura se envía a Verifactu y la venta queda registrada como una deuda pendiente de cobro.
13. Perdón, no me ha quedado claro cómo se pasa de borrador a venta oficial. Si marcas como atendida, ¿sigue quedando como borrador? En caso de una hospitalización o un paciente al que vas preparando una venta, ¿cómo sugerís que se actúe desde recepción? ¿Los vetes o ACVs solo marcamos como atendida entonces?
Una venta pasa de «borrador» a «oficial» (y se envía a Veri*factu) en el momento en que se «finaliza la visita».
- Marcar como «Atendida» una cita no la finaliza; la venta sigue en borrador.
- La venta se finaliza (y envía) cuando cobras la visita, la dejas como «Pendiente de cobrar» o das de alta una hospitalización.
- Para hospitalizaciones o ventas que se preparan con tiempo, la sugerencia es mantener la venta en estado borrador (sin finalizar la cita) mientras se añaden conceptos. El personal (veterinarios, ACVs) puede marcarla como «Atendida» para gestión interna, y recepción la finalizará (cobrando o dejando pendiente) cuando el proceso concluya.
14. Nuestro error más frecuente es que nos equivocamos en el tipo de cobro (efectivo / tarjeta) y nos damos cuenta al final del día al cerrar caja. Solemos detectar el error y cambiar la forma de pago con el botón del lapicero. ¿Seguimos haciéndolo así? ¿O tenemos que rectificarla?
No hay problema. El método de cobro (efectivo, tarjeta, etc.) es independiente de la factura y no se comunica a Veri*factu. Si os equivocáis en la forma de pago, podéis seguir editándola como hasta ahora (con el icono del lápiz) para vuestro control interno de caja. Esto no afecta a la factura ya enviada.
15. Una vez que se termine la venta, se le da a finalizar y cobrar, independientemente sea la forma de pago, ¿Genera la factura borrador y manda a Verifactu?
Al finalizar y cobrar (o dejar pendiente de cobro), no se crea una factura borrador, sino que se genera la factura definitiva directamente. Esta factura definitiva es la que se envía a Veri*factu en ese mismo instante.
16. ¿Cuál es la diferencia entre factura borrador y presupuesto?
La diferencia clave es su validez fiscal y su propósito:
- Presupuesto: Es un documento meramente informativo o comercial para el cliente antes de la venta. No tiene valor contable ni se envía a Hacienda, aunque el cliente lo acepte.
- Venta Borrador (o Factura Borrador): Es un documento interno que se usa mientras la venta o servicio está en curso (ej. una visita no finalizada). No tiene validez fiscal hasta que se finaliza. En el momento en que se confirma (se cobra o se deja pendiente), se convierte en la factura oficial y se envía a Veri*factu.
17. Y si no cierras la visita ni la dejas para cobrar más adelante sin marcar como atendida, ¿se pueden modificar los conceptos, quitar o poner y aún así os queda registro de todo eso? ¿O solo cuando dejas la factura borrador y luego la borras?
Mientras la visita no esté finalizada (es decir, ni cobrada ni marcada como «Cobrar más adelante»), la venta asociada permanece en estado «borrador». Puedes editarla, añadir o quitar conceptos tantas veces como necesites. El registro de la factura no se crea ni se envía a Veri*factu hasta el momento exacto en que oficializas esa venta (finalizando la visita).
18. ¿Es cierto que los autónomos no tenemos obligación del Verifactu hasta julio del 2026?
Es correcto. Las fechas oficiales de entrada en vigor de la obligación son:
- 1 de enero de 2026 para empresas.
- 1 de julio de 2026 para autónomos.
19. ¿Hay alguna diferencia a la hora de aplicar Verifactu si el cliente es persona física o empresa?
No, no hay ninguna diferencia. El sistema Veri*factu se aplica a todas las ventas realizadas, independientemente de si el cliente final es una persona física o una empresa. Todas las facturas generadas se enviarán a Hacienda.
20. No me quedó claro si quiero «Firmar un certificado en el que doy permiso a OTRO SOCIO COLABORADOR a que suba facturas a mi nombre a Hacienda» ¿Qué responsabilidad tiene ese socio si él comete un error?
Nuestro socio tecnológico para este servicio es Verifacti, un proveedor certificado por la Agencia Tributaria como «Colaborador Social». Esta certificación garantiza que disponen de la infraestructura técnica necesaria para el envío masivo y correcto de facturas a Hacienda.
Tanto Hacienda como nuestra propia auditoría fiscal han validado que este proveedor cumple con todos los requisitos técnicos y de responsabilidad exigidos. Por lo tanto, puedes tener la tranquilidad de que el proceso está gestionado por un experto certificado.
21. Para modificar una forma de pago, ¿También hay que comunicarlo a Verifactu? ¿Se debe modificar esa factura igual que si nos hubiéramos equivocado?
No es necesario. El método de cobro (efectivo, tarjeta, etc.) es un dato de gestión interna y es totalmente independiente de la factura; no se comunica a Veri*factu. Si cometes un error al registrar la forma de pago, puedes editarla para tu control de caja sin necesidad de rectificar la factura.
22. ¿La factura borrador descuenta artículos en el almacén?
Sí, los artículos incluidos en una venta borrador descuentan stock del inventario en tiempo real. Si decides eliminar esa venta borrador, el stock de esos artículos se restaurará automáticamente.
23. Dos obligados tributarios autónomos, cada uno con una línea de facturación. ¿Entiendo que debemos firmar de manera individual? ¿Y con nuestras firmas digitales personales aunque el programa esté a nombre de uno solo?
Correcto. En ese escenario, al configurar Veri*factu en Wakyma, el sistema os tratará como dos «empresas» (obligados tributarios) distintas. Os pedirá configurar cada una por separado y requerirá la firma individual de cada autónomo (con su certificado digital personal) en su respectivo documento de representación.
24. ¿Entiendo que no hay forma de que una venta se quede sin mandar a Verifactu?
Es correcto. Una vez que la funcionalidad esté activa, toda venta que se finalice en Wakyma (sea cobrada o quede pendiente de pago) generará una factura que se enviará automáticamente a Veri*factu.
25. El 1 de enero ya entra en vigor, ¿verdad? Nosotros somos 24h, ¿ese día tendréis servicio de atención al cliente? Porque surgirán dudas seguro.
El 1 de enero es festivo nacional, por lo que nuestro equipo de soporte no estará disponible. El servicio de atención al cliente se reanudará el 2 de enero. Comprendemos la particularidad de un servicio 24h. Por ello, recomendamos encarecidamente activar Veri*factu unos días antes de la fecha límite (por ejemplo, el 30 de diciembre). De este modo, podrás asegurar que todo funciona correctamente y resolver cualquier duda con nuestro equipo antes del día 1.
26. ¿Cómo afectan las ventas borrador en el cierre de caja?
Las ventas borrador no afectan al cierre de caja. Al ser ventas no oficializadas, no suman al total facturado del día ni pueden cobrarse hasta que no se conviertan en ventas.
27. Los planes de salud externos, como el Vetplan de Valdelvira, en el que tenemos un ingreso mensual y vamos cediendo servicios al paciente, ¿Cómo lo gestionamos?
Para planes internos de Wakyma: Si el plan incluye cuotas recurrentes, cada mes se generará automáticamente la venta y su factura correspondiente, la cual se enviará a Veri*factu.
Para planes externos (como Vetplan): Debes gestionarlos como lo hagas actualmente. Si registras el ingreso en Wakyma mediante una venta, esa venta generará una factura que se enviará a Veri*factu. Los servicios cedidos al paciente (que irán a coste 0 o con descuento) también generarán sus propias facturas de 0€, que serán enviadas.
28. Nos ha llegado alguna noticia relacionada con las ventas a coste 0, de que Hacienda cuestiona por qué no se ha cobrado dicha consulta… ¿eso es verdad? Vosotros sabéis algo como programa de gestión? Lo comento porque si a partir de ahora se cobre o no, vamos a tener que emitir facturas.
Wakyma, como software de gestión, debe cumplir la ley: toda venta generada se facturará y enviará a Veri*factu, incluidas las de coste 0€ (ya sea por un servicio gratuito o un descuento del 100% por un plan de salud). La interpretación fiscal de por qué un servicio se presta a coste 0€ excede nuestra competencia como proveedores de software. Para entender las implicaciones fiscales de esta práctica y cómo justificarla, te recomendamos encarecidamente consultarlo con tu asesoría fiscal.
29. En caso de error en la factura, creamos una rectificativa con la opción «Rectificar». Entiendo que eso solo crea una rectificativa y que luego tenemos que repetirla entera, ¿correcto?
Es correcto. La opción «Rectificar» anula la venta original (generando una factura en negativo que se envía a Veri*factu). Para facilitar este proceso, hemos añadido el botón «Duplicar como borrador» en todas las ventas. Así, tras rectificar la factura errónea, puedes duplicarla, corregir rápidamente el error sobre ese borrador y finalizarla para generar la nueva factura correcta, sin tener que crearla desde cero.
30. Cualquier venta que no supere los 400€ entiendo que puede ser anónima. ¿Incluido conceptos como una consulta, vacuna, etc.?
Correcto. Las ventas cuyo importe no supere los 400€ pueden emitirse como facturas simplificadas, y no es obligatorio identificar al cliente (pueden ser anónimas).
31. Al realizar el cobro más adelante, ya está enviado a Verifactu y recuerdo que tiene un descuento y lo tengo que rectificar y hacer una nueva. ¿En total tendría tres facturas a la misma persona?
Sí, el proceso generaría tres documentos fiscales:
- La factura original (errónea, sin el descuento).
- La factura rectificativa (que anula la primera).
- La nueva factura correcta (con el descuento aplicado). Para agilizarlo, recuerda usar la función «Duplicar como borrador» después de rectificar, así solo tendrás que añadir el descuento y finalizar la venta, sin rehacerla por completo.
32. ¿Se puede trabajar siempre haciendo presupuestos (así si rectificamos algo luego no tenemos que estar modificando facturas) y cuando ya lo hayas cobrado y sepas seguro que está perfecto, entonces pasarlo a venta directamente y finalizarlo ahí?
Entendemos que te refieres a usar las «ventas borrador» (más que presupuestos). Y sí, esa es exactamente la forma de trabajo recomendada. Puedes usar la venta borrador para ir construyendo la venta (añadiendo servicios, productos, etc.) mientras el animal está en la clínica. Cuando el servicio haya finalizado y estés seguro de que toda la información es correcta, es el momento de finalizarla. En ese instante se genera la factura definitiva y se envía a Veri*factu, evitando rectificaciones posteriores.
